VID uzziņa: personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi un nodokļi

Kafija, tēja un nelielas uzkodas birojā sen vairs nav greznība. Daudzos uzņēmumos tā ir ikdienas darba vides sastāvdaļa. Taču, tā kā Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumā precīzi nav atrunāta nodokļa piemērošanas kārtība šādiem izdevumiem, pēdējā laikā šis jautājums raisa diskusijas. Mēģinām rast atbildes, analizējot Valsts ieņēmumu dienesta 2025.gada 30.decembra uzziņu P005-17/8.7/79228. 

Jautājums VID 

Sabiedrība ar ierobežotu atbildību (SIA) “S” lūdza Valsts ieņēmumu dienestu (VID) rakstiski apstiprināt, vai ikdienā darbinieku vajadzībām iegādātās preces – kafija, tēja un uzkodas – var tikt uzskatītas par personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem, kuriem piemērojams 5% limits no iepriekšējā pārskata gada valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu (VSAOI) summas un kuri attiecīgi nav iekļaujami uzņēmumu ienākuma nodokļa (UIN) bāzē. 

Līdz šim šādi izdevumi SIA “S” tika grāmatoti, nenodalot pievienotās vērtības nodokli (PVN), un tika iekļauti ar UIN apliekamajā bāzē. Tomēr, izvērtējot publikācijas publiskajā telpā, SIA “S” sāka pārskatīt savu pieeju. 

Kad izdevumus neiekļauj UIN bāzē 

VID savā atbildē atsaucās uz Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma (UIN likums) normām. Proti: 

• UIN likuma 4.panta 2.daļas 2.punkta a) apakšpunkts noteic, ka ar UIN apliekamajā bāzē iekļauj nesaimnieciskos izdevumus, tostarp tos, kas noteikti UIN likuma 8.pantā;
• UIN likuma 8.panta 2.daļas 7.punkts noteic, ka pie izdevumiem, kas nav saistīti ar saimniecisko darbību, pieskaita reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumus virs 5% no iepriekšējā pārskata gada kopējās darba ņēmējiem aprēķinātās bruto darba samaksas, par kuru samaksātas VSAOI;
• UIN likuma 8.panta 3.daļa nosaka tikai tos reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumus, kurus var neiekļaut UIN bāzē, ja tie nepārsniedz noteikto apmēru un tiek uzskaitīti dalīti no citiem izdevumiem; 

          Personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi UIN likuma izpratnē ir: 

• izdevumi darbiniekiem paredzētu kolektīvu motivēšanas vai saliedēšanas pasākumu nodrošināšanai un citi izdevumi darbinieku kolektīva motivēšanai, ja šie labumi nav bijuši iekļauti fiziskās personas ar iedzīvotāju ienākuma nodokli apliekamajā bāzē vai ja likumā “Par iedzīvotāju ienākuma nodokli” šim ienākuma veidam ir noteikts atbrīvojums;
• izdevumi saistībā ar sociālās infrastruktūras objektiem, kas UIN likuma izpratnē ir tādi objekti, kuri nav tieši saistīti ar maksātāja saimniecisko darbību un nav paredzēti dzīvesvietas nodrošināšanai darbiniekam: darbinieku izmitināšanas izdevumi, ja darbs notiek arī naktsmaiņās, izdevumi par sportam, ēdināšanai un darbinieku bērnu pieskatīšanai paredzētajām telpām;
• darba koplīgumā paredzēto pasākumu izdevumi, kuri nav personificējami. 

Ņemot vērā minēto, personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi ir arī darba koplīgumā paredzēto pasākumu izdevumi, kuri nav personificējami. 

Tādējādi, ja SIA “S” ikdienā darbinieku vajadzībām iegādāto preču – kafijas, tējas un uzkodu – izdevumi nav personificējami, tad, lai tos varētu attiecināt uz personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem, tie jāparedz darba koplīgumā. 

Lai darba koplīgumā paredzēto personāla ilgtspējas pasākumu izdevumu summu varētu neiekļaut ar UIN apliekamajā bāzē, tā kopā ar reprezentācijas izdevumu summu pārskata gadā nedrīkst pārsniegt 5% no iepriekšējā pārskata gada kopējās darba ņēmējiem aprēķinātās bruto darba samaksas, par kuru samaksātas VSAOI. 

Personāla ilgtspējas pasākumu izdevumu apmērā (tai skaitā nosakot pārskata gadā pieļaujamo 5% limitu) iekļauj to PVN summu, kura samaksāta par minētajiem izdevumiem un nav atskaitāma kā priekšnodoklis. 

No VID uzziņas var secināt, ka iegādātās kafijas, tējas un uzkodu izdevumi varētu tikt uzskatīti par personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem un tikt izslēgti no UIN apliekamās bāzes tikai tad, ja tie: 

• ir atsevišķi uzskaitīti;
• tiek iekļauti darba koplīgumā;
• netiek personificēti konkrētiem darbiniekiem (tie ir pieejami visam kolektīvam);
• nepārsniedz 5% no iepriekšējā pārskata gada kopējās darba ņēmējiem aprēķinātās bruto darba samaksas, par kuru samaksātas VSAOI. 

Priekšnodokļa atskaitīšanas ierobežojumi 

VID atbildē ir vēl viens svarīgs aspekts, ko var apskatīt, – kaut arī gan reprezentācijas izdevumiem, gan personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem UIN piemērošana ir līdzīga (vērtējot 5% limitu), PVN piemērošana joprojām būtiski atšķiras. 

Saskaņā ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma (PVN likums) 100.pantu un Ministru kabineta (MK) noteikumiem Nr.17 “Pievienotās vērtības nodokļa likuma normu piemērošanas kārtība un atsevišķas prasības pievienotās vērtības nodokļa maksāšanai un administrēšanai” reģistrētam PVN maksātājam ir noteikti skaidri priekšnodokļa atskaitīšanas ierobežojumi, kas piemērojami neatkarīgi no izdevumu klasifikācijas UIN vajadzībām. 
Atbilstoši PVN likuma 100.panta 1.daļai no valsts budžetā maksājamās nodokļa summas kā priekšnodoklis nav atskaitāmi 60 procenti no nodokļa par reprezentācijas vajadzībām iegādātajām precēm un saņemtajiem 

pakalpojumiem, kas saistīti ar publisku konferenču, pieņemšanu un maltīšu rīkošanu, kā arī reģistrētu nodokļa maksātāju reprezentējošu priekšmetu izgatavošanu. 

Savukārt MK noteikumu Nr.17 159.punkts noteic, ka nodokļa rēķinā norādīto nodokli par precēm un pakalpojumiem reģistrēta nodokļa maksātāja darbinieku atpūtai, personiskajām vajadzībām (tai skaitā transporta pakalpojumi, degvielas iegāde un elektronisko sakaru pakalpojumi), ēdināšanai, veselības uzlabošanai un izklaides pasākumiem neatskaita kā priekšnodokli. 

No minētā izriet, ka priekšnodokļa atskaitīšanas ierobežojumi ir jāievēro attiecībā gan uz izdevumiem, kas nepārsniedz UIN likumā noteikto 5% limitu, gan arī uz izdevumiem, kas šo limitu pārsniedz. 

Konkrētā jautājuma kontekstā ir būtiski, ka priekšnodoklis par precēm un pakalpojumiem, kas iegādāti darbinieku personiskajām vajadzībām vai ēdināšanai, nav atskaitāms neatkarīgi no to iekļaušanas personāla ilgtspējas pasākumos vai darba koplīgumā. 

Piemērs 

SIA “A”, reģistrēta PVN maksātāja, 2025.gadā nodrošina darbiniekus ar tēju, kafiju un nelielām uzkodām birojā, un tas ir paredzēts darba koplīgumā. Izdevumi ir kolektīvi un nav personificējami. Uzņēmums šos izdevumus uzskaita atsevišķi kā personāla ilgtspējas pasākumu izdevumus. 2024.pārskata gada bruto darba samaksa, par kuru samaksātas VSAOI, ir 400 000 EUR. 

• Noteiktais 5% limits personāla ilgtspējas un reprezentācijas izdevumiem: 20 000 EUR (400 000 x 5%).
• Kopējās izmaksas par tēju, kafiju un uzkodām 2025.gadā: 25 410 EUR (tostarp PVN 21% apmērā – 4410 EUR).
• PVN piemērošana: priekšnodoklis nav atskaitāms. PVN 4410 EUR apmērā tiek iekļauts izdevumos.
• UIN piemērošana: UIN aprēķinā tiek ņemta vērā pilnā izdevumu summa, ieskaitot neatgūstamo PVN, – 25 410 EUR. 

Izdevumu sadalījums: 

• izdevumi 5% limita ietvaros: 20 000 EUR;
• izdevumi virs 5% limita: 5410 EUR. 

Atbilstoši UIN likuma 8.panta 2.daļai ar UIN apliekamo objektu veido tikai pārsniegums virs 5% limita. Šajā gadījumā UIN apliekamā bāze ir 5410 eiro. UIN, piemērojot 20% likmi (UIN apliekamo bāzi dalot ar koeficientu 0,8), ir 1352,5 eiro (5410 x 0,2 / 0,8). 

Ja tējas, kafijas un uzkodu nodrošināšana nebūtu paredzēta darba koplīgumā, tad visa izdevumu summa (25 410 eiro) būtu ar saimniecisko darbību nesaistīti izdevumi un veidotu ar UIN apliekamu objektu.