E-rēķinu izmantošana Latvijā: Vadības un finanšu perspektīvas
Eiropas Savienība (ES) ievieš digitālu transformāciju uzņēmumu rēķinu noformēšanā. Sākot ar 2025. gadu, jauni noteikumi paātrina elektronisko rēķinu (e-rēķinu) ieviešanu visā Eiropā, tieši ietekmējot gan publisko, gan privāto sektoru. Latvija kā ES dalībvalsts ir šī procesa priekšgalā, un normatīvo aktu izmaiņas būtiski ietekmēs uzņēmumu vadības un finanšu procesus. Lasiet vairāk par šo pārmaiņu ietekmi uz vadības un finanšu grāmatvedības procesiem Baker Tilly Baltics partnera Toma Zirdziņa rakstā.
Eiropas e-rēķinu vide
Politikas attīstība un normatīvais ietvars
ES atbalsts e-rēķiniem pamatots plašākās digitalizācijas un PVN reformu stratēģijās, īpaši iniciatīvā "PVN digitālajā laikmetā" (ViDA). Ar grozījumiem PVN direktīvā no 2025. gada dalībvalstis var ieviest obligātos e-rēķinus starpuzņēmumu (B2B) un B2C darījumos bez īpašas Eiropas Komisijas (EK) atļaujas. Šī elastība paātrina e-rēķinu ieviešanu vienotajā tirgū, strukturētus, mašīnlasāmus rēķinus (saskaņā ar EN 16931 standartu) padarot par normu B2B un uzņēmumu-un-valsts (B2G) komunikācijā.
Līdz 2030. gada 1. jūlijam B2B e-rēķini starp ES uzņēmumiem kļūs obligāti, pakāpeniski atsakoties no papīra rēķiniem un nestrukturētiem digitāliem formātiem (piem., PDF). Taču nacionālie noteikumi piemēroti agrāk, un 2025. gads ir būtisks atskaites punkts Vācijā, Francijā, Rumānijā, Igaunijā un arī Latvijā.
Latvijas e-rēķinu pāreja: galvenās izmaiņas
Latvija ir viena no pirmajām Baltijas valstīm ar visaptverošu e-rēķinu prasību:
- No 2025. gada 1. janvāra: obligāti e-rēķini jāizraksta visos B2G darījumos. Visi uzņēmumi, kas sniedz preces vai pakalpojumus valsts iestādēm, rēķinus izraksta strukturētā elektroniskā formā (grāmatvedības likuma grozījumi).
- No 2026. gada 1. janvāra: prasība stāsies spēkā arī visiem B2B darījumiem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, rēķinus reāllaikā nosūtot Valsts ieņēmumu dienestam (VID). Tomēr pēc 2025. gada grozījumiem B2B obligātā prasība atlikta līdz 2028. gada 1. janvārim – tiek piemērota pakāpeniska ieviešana.
Strukturētiem rēķiniem jāatbilst EN 16931 Eiropas XML standartam, to apmaiņai jānotiek valsts apstiprinātās platformās kā, piemēram, Latvija.gov.lv, PEPPOL vai eAdrese.
Aptvere un izņēmumi:
- Noteikumi attiecas uz visiem Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem, filiālēm, asociācijām, nodibinājumiem.
- Izņēmumi paredzēti ierobežotam darījumu lokam (piem., maza apjoma vai ar nodokļiem neapliekami rēķini). Prasība attiecas gan uz pārdošanu, gan iepirkumiem, uzņēmumiem jāspēj gan nosūtīt, gan saņemt e-rēķinus.
Vadības perspektīva: ietekme un rīcība
E-rēķinu ieviešana nav tikai atbilstība prasībām – tā ir stratēģiska vadības izvēle, kas ietekmē finanšu pārvaldību, caurspīdīgumu un digitālo konkurētspēju. Vadībai jāpievēršas e-rēķinu ieviešanai kā projektam, ieguldot resursus tehnoloģijās, procesu pārveidē un personāla apmācībā.
Galvenie vadības pienākumi:
- Audits un IT sistēmu atjaunošana atbilstoši EN 16931/PEPPOL protokolam.
- ERP vai rēķinu programmatūras izvēle/integrācija, kas atbilst noteikumiem.
- IT, finanšu un operāciju sadarbība datu apmaiņai.
- Iekšējās kontroles un dokumentācijas pārskatīšana elektroniskai datu pārvaldībai.
Pārmaiņu vadība
- Pāreja uz e-rēķiniem pieprasa pārmaiņu vadības proscesu ievērtošanu: darbinieki ir jāapmaca jaunu digitālo rīku lietošanā, procesu un ziņošanas prasību ievērtošanā.
- Nepieciešama cieša komunikācija starp struktūrvienībām (finanses, IT, iepirkumi, atbilstība).
Tiešs un pastarpināts izmaksu samazinājums
E-rēķinu ieviešana sniedz ievērojamas finansiālas priekšrocības:
- Izmaksu samazinājums: EK lēš, ka strukturētu e-rēķinu apmaiņa ietaupa EUR 5–8 par katru rēķinu, samazinot drukas, pastmarku, apstrādes un kļūdu izmaksas.
- Efektivitāte: automatizēta izrakstīšana, piegāde un saskaņošana samazina rēķinu apstrādes ciklam patērēto laiku, atbrīvo apgrozāmos līdzekļus.
- Ātrāka naudas plūsma: reāllaika pārskatāmība samazina kavējumus un paātrina maksājumus.
Uzlabota atbilstība un risku vadība
Reāllaika ziņošana iestādēm, automātiska validācija un uzlabotās pārbaužu iespējas ievērojami samazina PVN krāpšanu, rēķinu dublēšanu un atbilstības riskus.
Mērogojamība un izaugsme
Modernās e-rēķinu platformas labi integrējas ar ERP/grāmatvedības sistēmām, atvieglo starptautisku izaugsmi un sadarbību vienotajā tirgū, jo izmantoti standartizēti formāti.
Soda sankcijas par neatbilstību prasībām
Par prasību neievērošanu var tikt piemēroti administratīvie sodi vai rēķinu noraidījumi no publiskā sektora vai biznesa partneru puses.
Praktiski soļi veiksmīgai pārejai uz e-rēķinu sistēmu:
- Novērtējiet pašreizējās rēķinu izrakstīšanas sistēmas: nosakiet atšķirību starp esošo rēķinu izrakstīšanas praksi un e-rēķinu prasībām.
- Izvēlieties un ieviesiet atbilstošu programmatūru: izvēlieties PEPPOL un EN 16931 atbilstošu risinājumu. Nodrošiniet, lai tas nodrošinātu tiešu datu pārraidi uz Latvijas publiskajiem portāliem un Valsts ieņēmumu dienestu.
- Integrējiet ar ERP sistēmām: racionalizējiet darbplūsmas un automatizējiet datu ievadīšanu, grāmatvedības procesus un pārskatu sniegšanu.
- Darbinieku apmācība: ieguldījiet darbinieku prasmju uzlabošanā e-rēķinu procedūru, normatīvo standartu un jaunu programmatūras rīku jomā.
- Atjauniniet datu pārvaldības protokolus: nodrošiniet drošu elektronisko arhivēšanu, datu privātumu un atbilstību Latvijas normatīvajām prasībām.
- Iesaistiet piegādātājus un klientus: proaktīvi paziņojiet par izmaiņām un koordinējiet jaunu formātu un saziņas kanālu ieviešanas termiņus.
Secinājumi
E-rēķini Eiropā un Latvijā vairs nav nākotnes prasība – tā ir tieša biznesa realitāte. Ar 2025. gada (B2G) un 2028. gada (B2B) prasībām organizācijām jāievieš digitālie rēķini ne tikai atbilstības dēļ, bet lai izmantotu iespēju gūt finansiālu un operacionālu ieguvumu. Latvijas uzņēmumu vadībai ir īss, bet izšķirošs gatavošanās laiks: pārbaudot sistēmas, apmācot komandas un modernizējot infrastruktūru, e-rēķinus iespējams pārvērst par konkurences priekšrocību. Latvijas finanšu nākotne ir digitāla – proaktīva pielāgošanās pārvērš likumisko prasību par attīstības avotu.
Lai saņemtu individuālu konsultāciju par šo vai citu aktuālo jautājumu, sazinieties ar Baker Tilly Baltics partneri Tomu Zirdziņu - grāmatvedības ārpakalpojumu ekspertu.
Rakstā izmantotie informācijas avoti:
https://edicomgroup.com/blog/vida-the-european-union-promotes-b2b-electronic-invoicing
https://www.amexiogroup.com/2025/05/16/8-benefits-of-electronic-invoicing/
https://finbite.eu/en/latvia-e-invoicing/
https://www.melasoft.com/post/e-invoicing-in-latvia-what-s-changing-and-how-businesses-can-prepare
Saistītais saturs
